(趣旨)

第1条　この規程は、公文書の管理に関する条例(令和4年岩手県条例第20号。以下「条例」という。)第12条第1項の規定により、公立大学法人岩手県立大学(以下「法人」という。)における法人文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(総括文書管理者)

第3条　事務局に、法人文書の適正な管理のため、総括文書管理者を置き、事務局長をもって充てる。

(副総括文書管理者)

第4条　事務局に副総括文書管理者を置き、総務室長をもって充てる。

(文書管理者)

第5条　学部等及び室等に、当該学部等及び室等の所掌事務に関する法人文書を適正に管理するため、文書管理者を置き、学部等にあっては学部長等を、室等にあっては室長等をもって充てる。

(文書管理主任)

第6条　室等に文書管理主任を置き、室等の総務を担当する課長をもって、課長を置かない場合にあっては室長等が別に指定する者をもって充てる。

(文書整理担当者)

第7条　文書管理者は、文書管理主任の事務を補佐させるため、文書整理担当者を所属職員のうちから1人以上指名することができる。

(文書作成の原則)

第8条　職員は、文書管理者の指示に従い、条例第4条の規定により、処理に係る事案が軽微なものを除き、文書を作成しなければならない。ただし、緊急やむを得ない理由によりあらかじめ文書を作成することが困難である場合その他事務又は業務の処理に際して文書を作成することが困難である場合は、事後において、速やかに文書を作成することができる。

(適切な文書作成)

第9条　職員は、文書の作成に当たっては、その内容について、複数の職員による確認を受けること等、文書の正確性を確保するよう努めなければならない。

(文書の作成)

第10条　文書の作成については、前条に定めるもののほか、公文例式規程(昭和40年岩手県訓令第6号)を準用するものとする。

(法人における郵便物等の受領等)

第11条　法人に郵便等により到達した文書(学部等に直接到達したものを除く。以下「郵便物等」という。)及び物品(理事長、学長宛てのものに限る。)は、文書主管室等において受領し、次に定めるところにより配布しなければならない。

(法人において郵便等により到達した文書の収受等)

第12条　文書管理主任等は、前条の規定により配布された郵便物等及び物品並びに学部等又は室等において直接受領した郵便物等及び物品を次に定めるところにより収受し、及び配布しなければならない。

(アイーナキャンパスにおける郵便物等の受領等)

第13条　アイーナキャンパスに到達した郵便物等及び物品は、アイーナキャンパス事務員が、第11条第1項第3号、同条第2項及び前条に定めるところにより受領し、収受し、配布しなければならない。この場合における第11条第1項第3号、同条第2項及び前条の規定の適用については、第11条第1項第3号中「書留等配布票」とあるのは「書留等配布簿」と、「宛先の文書管理主任等」とあるのは「宛先」とする。

(郵便料金の未納又は不足の郵便物の処理)

第14条　郵便料金の未納又は不足の郵便物が到達した場合において、業務に関し特に必要と認められるときに限り、その未納又は不足の郵便料金を納付して受領することができる。

(電子的方式により受信した文書の収受等)

第15条　電子的方式により受信した文書について、職員は電子文書の内容を速やかに出力し、紙に記録するものとする。この場合において、当該電子文書に電子署名が付与されているときは、総務室若しくは宮古事務局の職員又は学部等の長は、当該電子署名を検証の上処理しなければならない。

(返付)

第16条　学部等及び室等の文書管理主任等は、第11条の規定により文書主管室等から配布を受けた郵便物等及び物品が当該学部等及び室等の主管に属さないものであると認められるときは、配布先についての意見を付して文書主管室等に返付しなければならない。

(配布を受けた重要な又は異例に属する文書の取扱い)

第17条　担当職員は、重要な又は異例に属する文書の配布を受けたときは、その処理につき、速やかに、上司の指示を受けなければならない。

(起案の要領)

第18条　起案は、次に掲げる事項に留意して行わなければならない。

(起案等の方法)

第19条　起案及び供覧は、原則として別に定める様式による回議等用紙を用い、件名、内容、理由及び経緯等の所要事項を記載するほか、必要に応じ、文案及び関係文書その他必要な書類を添付することにより行わなければならない。

(起案等の方法の特例)

第20条　前条の規定に基づき起案する場合において、回議案の重要な事項を訂正し、又は添削するときには、当該訂正し、又は添削する箇所に認印を押印しなければならない。

第21条　起案又は供覧に係る内容の軽易なもの又は所定の様式を用いる場合は、余白を用い、又は総括文書管理者が別に定める項目を記載した一定の帳簿を設けて起案又は供覧を行うことができる。

第22条　旅行命令(依頼)票・旅費請求書、支出契約決議書、経費精算書その他別に定める帳票を用いる場合は、総括文書管理者が別に定めるところにより起案又は供覧を行うことができる。

(回議及び合議)

第23条　回議案で他の学部等又は他の室等に関係のあるものは、主管学部等室等の長(当該事務を担当する学部等の長又は室等の長をいう。以下同じ。)、の決裁後に、関係学部等の長又は関係室等の長(以下「関係学部等室等の長等」という。)に合議しなければならない。ただし、あらかじめ、関係学部等室等の長等と協議し、又は文書の写しを送付して意見を求めて、意見の調整ができた場合は、この限りでない。

(総務室長への合議)

第24条　回議案で次に掲げるものについては、主管学部等室等の長の決裁後に、総務室長に合議しなければならない。

(決裁)

第25条　回議案は、公立大学法人岩手県立大学代決専決規程(平成17年規程第1号)の定めるところにより決裁を受けなければならない。

(決裁後の処理)

第26条　決裁を完了した回議案(以下「原議」という。)は、決裁後、直ちに、別に定める様式による決裁印を押印して、決裁の年月日を明らかにしておかなければならない。

(回議案等の廃案または変更の手続き)

第27条　起案者は、決裁が完了する前において当該回議案を廃案し、又は当該回議案の内容に変更を加える必要が生じたときは、当該回議案を廃案する場合にあっては当該回議案を廃案することについて、当該回議案の内容に変更を加える場合にあっては当該変更後の内容について改めて起案を行い、第23条から第25条までに定める手続を経なければならない。ただし、誤字又は脱字その他の軽微な変更については、既に回議又は合議をした者に対し、変更の内容及びその理由を説明し、かつ、当該者の同意を得て処理することができる。

(施行)

第28条　原議は、特に指示がある場合を除き、直ちに浄書、発送等の方法により施行しなければならない。

(法人文書の記号、番号等)

第29条　次の各号に掲げる法人文書には、当該各号に定める記号、番号等を記載しなければならない。ただし、法令に記号、番号等について特に指定されているもの、辞令、表彰状、契約書、書簡文等及び慣例により記号、番号等を必要としないものは、この限りでない。

(法人文書の日付)

第30条　法人文書の日付は、施行の日とする。ただし、特に期日に指定のあるものについては、この限りでない。

(法人文書の施行者名)

第31条　法人文書は、原則として、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める施行者名により発信するものとする。

(公印の使用)

第32条　法人文書には、次に掲げる場合は、公印を押印しなければならない。

(事務担当室等名等の表示)

第33条　一般文書の下部余白には、当該法人文書に係る事務担当室等名等、電話番号、必要に応じて担当職員の氏名等を記載しなければならない。ただし、別に定めるものについては、この限りでない。

(浄書)

第34条　法人文書の浄書は、各学部等及び室等において行うものとする。

(付せん用紙処理)

第35条　軽易な照会又は連絡に関するもの及び法人文書の不備、違式、差出人の申出等によって返付するものは、別に定める様式による付せん用紙を用いて処理することができる。

(発送等の方法)

第36条　法人文書及び物品の発送は、総務室又は宮古事務局において行うものとし、次に定める方法によるものとする。ただし、学術研究用の資料等として特別の管理がされているものについては、各学部等又は室等において行わなければならない。

(郵便等による発送)

第37条　法人文書及び物品を郵便等により発送しようとするときは、発送しようとする法人文書及び物品並びに別に定める様式による文書差立簿を文書管理主任等に回付し、発送の手続きを執らなければならない。

(法人文書の再発行)

第38条　施行した法人文書について、紛失、汚損等のため同一のものを再発行する必要があるとき、又は誤字等のため訂正等をした上で再発行する必要があるときは、原議の余白にその旨を記載して主管学部等室等の長の承認を受けなければならない。

(未完結文書の調査等)

第39条　文書管理者は、必要があると認めるときは、文書管理主任に未完結文書を調査させることができる。

(分類及び名称)

第40条　条例第11条第2項の規定による分類は、第1ガイド、第2ガイド及び第3ガイドの3段階方式とし、その名称は、総括文書管理者が別に定める基準の例により、文書管理者が定める。

(保存期間)

第41条　職員は、条例第11条第2項の規定によりファイル等の保存期間を設定する場合には、次項の規定により文書管理者が設定した保存期間に基づき行わなければならない。

(保存期間満了後の措置)

第42条　文書管理者は、条例第11条第4項の規定により、保存期間が満了した後の措置として、別表第3の左欄に掲げる区分に応じ、それぞれ同表の右欄に掲げる法人文書の類型に該当するものにあっては一般の利用に供するための保存の措置を、それ以外のものにあっては廃棄の措置をとるべきことを定めなければならない。

(保存方法)

第43条　文書管理者は、ファイル等について、その管理を組織的に行うことができる場所において保存しなければならない。

(引継ぎ)

第44条　文書管理者は、保存期間が3年以上のファイル等(電子文書及び電子を含むファイル等を除く。以下この条文において同じ。)について、引き続きファイル等を使用する必要がある場合を除き、その作成した日の属する年度の翌々年度以後に、総務室長が別に定めるところにより、総務室長又は宮古事務局長に引き継ぐことができる。

(ファイル管理簿の調製及び公表)

第45条　総括文書管理者は、別に定める様式によるファイル管理簿を調製しなければならない。

(ファイル管理簿への記載)

第46条　条例第11条第2項の規定により作成するファイル管理簿へは、次に掲げる事項を記載するものとする。

(廃棄等)

第47条　文書管理者は、保存期間が満了したファイル等について、第42条の規定により定めた措置に基づき、一般の利用に供するための保存の措置を講じ、又は廃棄しなければならない。

(保存期間の延長)

第48条　文書管理者は、次の各号に掲げるファイル等については、当該各号に定める期間が経過する日までの間、当該ファイル等の保存期間を延長しなければならない。

(保存期間の特例)

第49条　台帳等で常時更新されるものについては、更新の都度、保存期間が見直されたものとみなす。

(管理状況の報告)

第50条　文書管理者は、毎年度、ファイル管理簿の記載状況その他の法人文書の管理の状況について、総括文書管理者に報告しなければならない。

(紛失等への対応)

第51条　文書管理者は、ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかとなった場合は、速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講じるとともに、直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。

(補則)

第52条　この規程に定めるもののほか、法人文書の管理に関し必要な事項は、総括文書管理者が定める。